In 2019 is de administratie van het Samenwerkingsverband begonnen met het uitrollen van de digitale urenverantwoording via Cleverdesk. Op dit moment zijn alle zeven Samenwerkingsverbanden aangesloten. Voor zowel leerlingen als leerbedrijven betekent Cleverdesk een nieuwe manier van aanleveren en controleren van de uren. Het is goed om te zien dat de meesten hun weg hierin hebben gevonden.
Hoe gaat de digitale urenverantwoording in zijn werk?
De 1e stap is aan de leerling
Dagelijks of wekelijks dienen de leerlingen zijn of haar gemaakte uren in, dit kan in de CleverApp of op de website van Cleverdesk.
De 2e stap is voor de administratie van de Samenwerkingsverbanden
Zodra de administratie ziet dat een week volledig is ingevoerd, worden de werkuren doorgezet naar het leerbedrijf.
De 3e en tevens belangrijkste stap is voor de leerbedrijven
Zij ontvangen een email zodra er uren klaar staan in het dashboard om gecontroleerd te worden. In dit dashboard is per week te zien hoeveel uur een leerling per dag heeft gewerkt. Zo nodig kan aangegeven worden of een correctie dient plaats te vinden op de ingediende werkuren. De correctie wordt gedaan voordat de factuur wordt opgemaakt, om te voorkomen dat onjuist ingediende uren worden gefactureerd en een leerling een onjuist salaris ontvangt.
Wij raden dan ook ten sterkste aan om zodra de mail wordt ontvangen even kort de tijd te nemen om naar de ingediende uren te kijken. Wij sporen de leerlingen aan om wekelijks hun uren in te dienen, en willen het leerbedrijf graag aansporen tijdig en dus wekelijks de uren te controleren. Mochten er op het moment dat de salarissen worden uitbetaald nog uren openstaan om gecontroleerd te worden, dan behoudt de administratie zich het recht voor om dit voor het leerbedrijf te doen, zodat het salaris op tijd overgemaakt kan worden aan de desbetreffende leerling en vervolgens de factuur kan worden opgemaakt.
Mocht het zo zijn dat de e-mail niet naar de juiste persoon binnen de organisatie wordt verzonden, dan kan dit doorgegeven worden aan de administratie van het Samenwerkingsverband, wij zullen dan de gebruikersgegevens aanpassen in ons systeem. We zijn bereikbaar op 023 515 88 17 of per e-mail op administratieswv@cbm.nl.
Historie terugzien
Vanuit de leerbedrijven hebben wij sinds de overstap op de digitale urenverantwoording veel verzoeken gekregen om historie te kunnen inzien van de reeds gecontroleerde uren, omdat deze uit het dashboard verdwijnen nadat ze zijn geaccordeerd. Deze vraag hebben wij uitgezet naar de ontwikkelaars en de mogelijkheid is er inmiddels.
Op de onderstaande afbeelding wordt aangegeven waar je dit in het dashboard van Cleverdesk kunt vinden, zie het licht gekleurde groene vakje linksonder.
Selecteer dan de periode die je wilt inzien, klik op opslaan en dan op ’tonen’.
